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在酒店的營銷組合中，維持一種正確而且最新的檔案記錄系統(tǒng)，對任何酒店營銷部門來說都是最重要的工作。沒有正確的檔案記錄，酒店營銷部門就沒有作戰(zhàn)的武器。
    酒店營銷部門最重要的業(yè)務(wù)步驟就是建立一種追蹤系統(tǒng)。這是為了在適當?shù)臅r候把檔案交給營銷員，以便他進行追蹤接觸。這很簡單，每一檔卷都備一張3mm×5mm的卡片，上面記著一系列的約會登記區(qū)分卡。
這些區(qū)分卡由12張卡片組成，一張用一個月，每月有31張備忘卡片用于該月份的每一天。在抽屜里最上面的區(qū)分卡用于本月份，后面則有31張備忘卡用于本月份的每一天，再后面則是用于下個月的第二套區(qū)分卡，以此類推。
 

檔案是用以標明特定的約會日期，所以這個日期便寫在信函檔卷的正面，備忘卡片也依次列入檔案。每個月的1日，將卡片分類列在該月份預(yù)訂約會日期的后面。月底時，將使用過的卡片放到后面，再換新月份的卡片，如此下去，12個月周而復(fù)始。
每天早上，營銷秘書的第一件事情是取出當天要用的備忘卡片，再抽出相關(guān)的信函檔卷，把備忘卡放進檔卷里，然后一并放到負責處理此事務(wù)的營銷人員的辦公桌上。營銷人員依照備忘卡及有關(guān)記錄進行工作，事后應(yīng)簽名并退回備忘卡，以備營銷秘書進行事務(wù)處理。

 

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